Ma, alla fine, cosa fa effettivamente una Wedding Planner?

Con il termine inglese Wedding Planner (organizzatore di matrimoni) ci si riferisce ad una figura professionale che fornisce consulenza alle coppie che si stanno per sposare, facendosi carico degli aspetti organizzativi del matrimonio. 


Quella della Wedding Planner è una professione decisamente nuova, ma che sta prendendo rapidamente campo, grazie all’enorme vantaggio che offre, ossia la possibilità di avere qualcuno che organizzi il proprio matrimonio dalla A alla Z, delegando tutti quegli aspetti che solitamente stressano la maggior parte delle coppie in procinto di sposarsi.

Per farsi un’idea dell’enorme mole di lavoro che grava su una Wedding Planner ecco alcuni aspetti che deve curare: 

  • trovare e affittare la location per il ricevimento, 
  • negoziare i contratti con i fornitori, 
  • gestire lista degli ospiti e organizzare l’alloggio per quelli che arrivano da fuori, 
  • organizzare eventuali feste pre-matrimonio (addio al nubilato/celibato),
  • dirigere le prove del matrimonio, 
  • occuparsi della lista nozze, 
  • supervisionare lo svolgersi di tutte le attività nel giorno delle nozze 
  • pianificare la luna di miele.

La domanda che potrebbe sorgere spontanea è:

“come mai sempre più persone ricorrono ai cosiddetti Wedding Planner per organizzare qualcosa che, tradizionalmente, è sempre spettato agli sposi o ai parenti più prossimi?”

La risposta a questo quesito va ricercata nello stile di vita sempre più frenetico cui si è normalmente esposti (lavoro ecc.) che sicuramente non aiuta ad avere il tempo e la serenità necessari per occuparsi della mole di lavoro richiesta dal dover organizzare un matrimonio: quando si decide di fare il grande passo, spesso non ci si rende pienamente conto di tutto quello che comporta la pianificazione di un simile evento, né tantomeno ci si rende conto di cosa sia effettivamente realizzabile e cosa no, molte volte finendo per spendere cifre immensamente superiori a quanto ci si aspettasse. 

La Wedding Planner svolge proprio questa funzione: proporre, scegliere, pianificare, organizzare e risolvere, il tutto entro un budget prefissato.

Contrariamente a quanto si possa immaginare, affidarsi ad una Wedding Planner non è tanto più dispendioso rispetto a fare tutto da sè, soprattutto alla luce degli elevati costi che un matrimonio in stile tradizionale comporta, indipendentemente da chi sia ad organizzarlo. 

Consultazione iniziale

Il primo passo nell’organizzazione di un matrimonio da parte di una Wedding Planner è naturalmente l’incontro con il cliente. Questa prima consultazione serve per impostare le basi di ciò che il cliente si aspetta e ciò che ha in programma di fare. Una brava Wedding Planner deve saper interpretare al meglio le esigenze del cliente, eventualmente consigliandolo al meglio, qualora quest’ultimo gli dia carta bianca.
Quando una Wedding Planner incontra per la prima volta un cliente, la conversazione dovrebbe consistere semplicemente nell’illustrare nel dettaglio i pacchetti disponibili e discutere brevemente il tipo di matrimonio che il cliente desidera.

In genere sono due i tipi di servizi offerti: in un primo caso il Wedding Planner assiste gli sposi nella cura di tutti i dettagli logistici il giorno stesso del matrimonio (giorno di coordinamento), mentre in un secondo caso avviene una vera e propria pianificazione “full service”, che coinvolge molti più aspetti, come ad esempio la gestione del budget, la scelta dei fornitori, la location e tutti i dettagli essenziali che rientrano nella pianificazione di un matrimonio.

Nonostante i pacchetti vengano illustrati attraverso una lista di tutto ciò che includono, nulla vieta di personalizzarli e ritagliarli su misura per il cliente, con variazioni su tema, luogo, bilancio ecc. Una volta concordati nel dettaglio tutti gli aspetti, si può passare infine alla firma del contratto e al pagamento di una caparra da parte del cliente.

Coordinatore per un giorno

Questo servizio lascia più spazio a tutte quelle persone che si rifiutano di delegare ad estranei la totale organizzazione del loro matrimonio, ma che comunque desiderano un aiuto logistico nel giorno della cerimonia.

In questo caso la Wedding Planner procede solitamente contattando i fornitori scelti dagli sposi, solitamente una settimana prima del matrimonio, facendosi dare tutti i dettagli del servizio che andranno ad offrire. Il secondo passo è quello di creare un’agenda che riporti in dettaglio gli orari con cui prenderanno servizio i fornitori, facendo in modo di garantire sincronia e uno svolgimento fluido.

Il giorno delle nozze, la wedding planner deve presentarsi al luogo designato con sufficiente anticipo per poter supervisionare tutti i soggetti coinvolti e risolvere eventuali problemi dell’ultimo minuto.

In poche parole, la Wedding Planner dovrebbe essere il collegamento fra tutti i fornitori e gli sposi, nel giorno delle nozze. Ciò consentirà alla coppia di godersi la giornata con i amici e parenti, anziché rincorrere i fornitori per assicurarsi che si muovano come prestabilito.

Dopo la cerimonia, è sempre compito della Wedding Planner fare in modo che gli ospiti si spostino verso il luogo del ricevimento, proseguendo con il coordinamento di tutti i fornitori coinvolti. Una delle abilità che dovrebbe poter contraddistinguere una brava Wedding Planner è la capacità di far procedere il matrimonio secondo una precisa linea temporale, ma anche sapere quando accelerare o rallentare.
Il matrimonio rappresenta una sorta di coreografia in cui tutti devono muoversi in sincronia e sintonia.
Il lavoro della Wedding Planner continua anche dopo che i festeggiamenti sono terminati: occorre infatti assicurarsi che tutti i beni personali del cliente e i regali di nozze vengano adeguatamente imballati e trasportarti.

Wedding Planner Full Service

Questo tipo di pacchetto è l’ideale per coloro che desiderano delegare tutte le fasi dell’organizzazione del matrimonio, a partire dalla scelta dei fornitori, il tema, la location, il menu ecc.

Questo servizio richiede ovviamente mesi di lavoro e, come tale, ha costi nettamente più elevati rispetto al precedente. Ecco perché la prima fase riguarda una consultazione approfondita tra la Wedding Planner e il cliente in merito al budget. Prima di considerare eventuali sedi o prendere appuntamenti con i fornitori si deve essere certi che tutti siano d’accordo sul budget totale per il matrimonio.
Questa fase è particolarmente importante, in quanto potrebbe emergere che il tipo di matrimonio desiderato va troppo oltre il budget prefissato e occorrerà dunque rivedere alcuni aspetti. Dopo che entrambe le parti arrivano ad un punto di accordo su tutti gli aspetti del matrimonio, si passa alla firma del contratto e inizia la pianificazione vera e propria. Una delle prime cose da fare è mettere insieme la “squadra dei fornitori”, avendo cura che tutto rientri nel budget prefissato.

Tra i primi aspetti da curare viene la ricerca della location, uno dei compiti più ardui che una Wedding Planner deve affrontare. Si tratta di dover effettuare sopralluoghi e confrontare molte sedi differenti, valutando, per ognuna, pro e contro, servizi offerti e naturalmente i costi.

Una volta individuata e prenotata la location, si passa alla scelta dei fornitori (fotografi, fiorai ecc.), anche qui affrontando una non facile selezione. Per garantire la migliore selezione, la Wedding Planner procede incontrando direttamente i fornitori e facendosi illustrare nel dettaglio i loro servizi offerti e i costi. Il passo successivo è quello di comunicare al cliente le caratteristiche dei fornitori selezionati, lasciando del tempo affinché questi decida quali facciano a caso suo.
Un altro aspetto fondamentale è quello legato all’abito nuziale. In questo caso la Wedding Planner dovrà assistere gli sposi nella loro scelta, accompagnandoli a provare diverse soluzioni.

Stesso discorso per quanto riguarda il tipo di ricevimento, il menù e la torta, che ovviamente deve poter prevedere un ampio ventaglio tra cui scegliere. A seconda dell’ora in cui si decide di sposarsi, la Wedding Planner dovrà studiare un ricevimento adeguato, proponendo varie soluzioni fino a quando il cliente trova quella più giusta.

Molti altri sono gli aspetti da affrontare: inviti, bomboniere, tableau de mariage, musica, animazione bambini, ecc.

La professionalità della Wedding Planner si traduce nel saper trovare la soluzione migliore che soddisfi il cliente a 360° gradi, sforzandosi di interpretare al meglio ogni sua esigenza e facendosi carico completamente di quell’enorme mole di stress che normalmente grava su chi deve organizzare un matrimonio.

La Wedding Planner

Al di là delle mansioni ordinarie, vi sono alcune caratteristiche che fanno della Wedding Planner un vero professionista.

Innanzitutto una brava Wedding Planner, pur occupandosi di tutti gli aspetti organizzativi, lascia sempre che le decisioni finali spettino agli sposi e si preoccupa di seguirli lungo tutto il percorso, facendoli sentire coinvolti nel processo di pianificazione, ma senza trasferire su di loro la minima preoccupazione o stress.

Ogni Wedding Planner adotta un suo proprio modus operandi, facendo però in modo che ogni matrimonio che organizza sia diverso uno dall’altro, facendo sentire unico e speciale il suo cliente.

Spesso gli organizzatori di eventi hanno a che fare con coppie particolarmente esigenti o perennemente insoddisfatte: qui si testa ulteriormente la sua professionalità, nella misura in cui riesce a mediare e a trovare sempre la soluzione in grado di soddisfare il proprio cliente.

Riuscire ad organizzare un matrimonio da favola stando nel budget del cliente è un’altra sfida importante: solo l’esperienza e la competenza permettono di organizzare un evento indimenticabile pur restando entro i limiti finanziari del cliente. Paradossalmente è proprio quando vi sono difficoltà finanziare che affidarsi ad un organizzatore di matrimoni può servire ad avere il matrimonio che si sogna, senza rinunciare a nulla.

Molti sono i trucchi del mestiere che ogni brava Wedding Planner dovrebbe mettere in atto per organizzare tutto nella maniera più fluida possibile, uno di questi è quello di cercare di mettere a proprio agio il cliente, in modo tale che sia più facile prendere decisione.

La Wedding Planner deve stare accanto agli sposi per consigliarli al meglio, facendoli sentire coinvolti e al tempo stesso sereni e fiduciosi.

Spesso molte coppie si ostinano nel voler mettere in pratica qualcosa che in realtà non è realizzabile o va oltre il loro budget: una brava Wedding Planner non si scoraggia e fa il possibile per realizzare comunque il sogno del proprio cliente.
Un’altra caratteristica importante della perfetta Wedding Planner è di riuscire a mantenere sempre una visione globale dell’intero processo organizzativo, senza perdersi nei dettagli e orchestrando il tutto come se si trattasse di un grande spettacolo dove ognuno è chiamato a recitare la sua parte, con una tempistica e un ordine ben preciso.

Come organizzare un matrimonio perfetto?

Avete deciso di convolare a nozze?… è bene organizzare il giorno del fatidico ‘sì’ in tutti i suoi dettagli, per renderlo unico in ogni suo aspetto. 

Organizzare il proprio matrimonio infatti, può essere un’attività estremamente divertente: scegliere gli allestimenti, il vestito, le partecipazioni significa vedere pian piano il proprio futuro che prende forma. I particolari a cui pensare sono tanti e, nonostante il prezioso aiuto di app ed agende dedicate alla gestione dei preparativi, il rischio di dimenticarne o sottovalutarne qualcuno è dietro l’angolo.

Per questa ragione affidarsi alla Wedding Planner ti aiuta come organizzare il matrimonio e vivere il tuo giorno più bello così come lo hai sempre sognato.

La scelta della location

Il posto dove trascorrerete la giornata è essenziale per due ragioni: 

  •  partire dal luogo dove intendi celebrare e/o festeggiare il tuo matrimonio potrai avere idee e spunti per addobbi, allestimenti e per il tema nuziale
  • è opportuno scegliere anche in base alla comodità dei tuoi ospiti di raggiungere il posto: un occhio di riguardo ai propri invitati crea una maggiore compartecipazione durante il rito e il rinfresco

Il tema del matrimonio

Su questo non si può passare oltre, ed è il secondo step. Da ciò dipendono gli allestimenti che sceglierai, l’abito e il bouquet, insomma occorre stabile un fil rouge che leghi tempi e spazi. Puoi optare per un colore, ad esempio i toni pastello se vuoi un matrimonio romantico e delicato…

In alternativa vanno molto di moda “argomenti” veri e propri:  musica, viaggio, shabby chic o green&blossom sono solo alcuni spunti tra i più in voga. Libera la fantasia e non aver paura di osare!

Il vestito da sposa e l’acconciatura

Il momento preferito da tutte le spose: la scelta del vestito da sposa

Se per il vestito da sposo il partner perderà sì e no 10 minuti, per lei potrebbero volerci settimane. Un consiglio imprescindibile: non incantarti davanti ad un manichino ma valuta ciò che realmente valorizza ed esalta la tua naturale bellezza. L’abito da sposa perfetto è quello con cui ti senti a tuo agio.

Per quanto concerne l’acconciatura da sposa occorre invece valutare in base alla lunghezza dei capelli. Se il tuo taglio è corto, niente paura: la moda degli ultimi anni ha previsto meravigliose acconciature da sposa per capelli corti; un tocco sbarazzino con fiori, o un più elegante fermaglio con strass o pietre ti faranno apparire radiosa.

Il rito

È la parte più emozionante dell’intera giornata. Le opzioni sono più di quelle che credi, e non è obbligatoria la funzione religiosa. Anzi, sempre più sposi si orientano verso cerimonie simboliche come il matrimonio all’americana; questo consente ampi spazi di manovra, a partire dal luogo che può essere anche un parco o un giardino. Altro vantaggio di questo tipo di funzione è la possibilità di creare un matrimonio personalizzato, inserire momenti di partecipazione collettiva, scegliere l’officiante e persino scrivere i testi e le promesse che verranno lette.

Il regalo per i testimoni

Questo è un passaggio che viene spesso dimenticato o, peggio, fatto scadere nella banalità. Suggeriamo di bandire con decisione idee che contemplino cornici, soprammobili, orologi e penne classiche. Più eleganti una bottiglia d’annata per lui o un gioiello per lei ma, perché no, si può optare per regalare una smartbox.

Realizzare ricordi 

Affidati ad un fotografo professionista per matrimoni, meglio lasciar perdere gli amici che si improvvisano tali: il reportage del tuo matrimonio merita scatti unici di alta qualità.

Il rinfresco

La scelta di un menu a base di carne o pesce, dal momento che riteniamo essere una scelta basata esclusivamente sui propri gusti; e no, non è detto che le portate di pesce siano più raffinate.

Vogliamo però sottolineare un aspetto spesso trascurato. Informati su eventuali intolleranze alimentari, allergie o scelte legate ad una cucina vegetariana o vegana, così da predisporre menu ad hoc per tutti.

Aggiungi un tocco personale

È importantissimo che il matrimonio rappresenti i vostri gusti; viceversa il rischio è quello di organizzare un matrimonio magari perfetto in teoria, secondo il “si fa così” ma che non sia unico e indimenticabile come, siamo certi, vorreste.

Il viaggio di nozze

Se ti sposi da maggio a settembre, consigliamo di prenotare il viaggio con almeno sei mesi di anticipo; l’indicazione è ancor più valida se la meta che hai scelto è una dorata spiaggia tropicale.

Affidati ad agenzie, in questo caso il fai da te potrebbe rivelare brutte sorprese dell’ultimo momento. Professionisti del settore sapranno consigliarti le migliori strutture per il viaggio di nozze, e fornirti preziosi consigli; un esempio, eventuali vaccini obbligatori e modalità di cambio valuta.

La cosa più importante di tutte è…

Divertirsi e godersi il momento! Sì, il punto focale è che si tratta del vostro giorno e di nessun altro. Non lasciarti impantanare in tradizioni che non condividi o dall’ansia di organizzare tutto per soddisfare gli altri. Anche il più classico dei matrimoni merita un momento di divertimento: che sia un karaoke, musica dal vivo, un dj per farvi ballare, l’essenziale è ritagliare uno spazio informale che, siamo sicuri, farà sentire i presenti più a loro agio.

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Author Raffaella Wedding

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